-
+86-18815336779
18815336779@163.com
+86-18815336779
Когда говорят ?массовые закупки?, многие сразу представляют себе фуры, доверху забитые одинаковыми коробками, и скидку, которая растёт с каждым дополнительным паллетом. На деле же, если ты в этом варишься, знаешь, что ключевое слово здесь не ?массовые?, а ?головная боль?. Потому что масштаб вытаскивает на свет все те мелкие косяки, которые при мелкооптовой закупке можно было бы проигнорировать. Тут уже не отмахнёшься — каждая ошибка в спецификации, каждая нестыковка в логистике бьёт по бюджету в разы сильнее.
Всё начинается, казалось бы, с простого: нужно много товара. Допустим, бумаги для рисования. Не той, что в альбомчиках, а именно профессиональной, для художественных школ, мастерских, оптовых покупателей. Вот тут и появляется первая развилка. Заказчик часто приходит с запросом ?нужна плотная бумага?. А что такое ?плотная?? 180 г/м2? 200? 220? И главное — какая именно фактура? Холст, яичная скорлупа, гладкая? Если на этапе технического задания (ТЗ) не прописать всё до миллиметра и грамма, получишь на выходе совсем не то, что ожидалось. Я помню один случай, когда для крупной сети мы закупали бумагу ?под акварель?. В ТЗ указали плотность и формат, но упустили состав целлюлозы и кислотность. Привезли партию — вроде бы всё отлично. А через полгода приходят претензии: бумага на складах у заказчика пожелтела. Оказалось, была неархивная, без нейтральной pH-среды. Убытки — не только финансовые, но и репутационные. Теперь всегда вдалбливаю: спецификация — это святое. Каждый параметр должен быть оцифрован и подтверждён образцами.
Именно здесь важна работа с производителем, который понимает суть. Вот, к примеру, ООО Линьи Сайвайфэн художественные принадлежности (сайт их — https://www.xinyixinart.ru). Они не просто фабрика, они изначально выросли из компании по материалам для живописи, Пекин Исинь. Когда общаешься с их технологами, чувствуется разница. Ты можешь прийти с проблемой: ?Нужна бумага, которая не коробится при сильной намокании в технике ?по-мокрому?, но при этом не будет как картон?. И они не продадут тебе просто то, что есть в каталоге. Начнут уточнять: ?А какая именно акварель используется? Пигментная или студенческая? А формат листа? А как сушат — на планшетах или свободно??. Это диалог. Для массовых закупок такой подход — спасение. Потому что они, базируясь в Линьи — этом логистическом хабе, — понимают, что обратной дороги у партии в 20 тонн нет. Им тоже невыгодно, чтобы товар вернулся или испортил их имя.
Поэтому мой первый и главный совет: никогда не экономьте время на подготовке ТЗ. Соберите всех, кто будет использовать продукт: художников, преподавателей, складских. Устройте тесты с образцами. Зафиксируйте результаты. И только потом несите это производителю. Иначе рискуете купить не просто неподходящий товар, а очень много неподходящего товара.
Хорошо, спецификацию утвердили, контракт подписали. Теперь главный враг — время и расстояние. Тут многие расслабляются, мол, производитель в том же Линьи, порт рядом, что может пойти не так? Может, и ещё как. Массовая закупка — это всегда игра с пропускной способностью. Допустим, ты запланировал отгрузку на начало месяца. Но у фабрики, например, ООО Линьи Сайвайфэн, может быть очередь на производственную линию. Их бумага — не конвейерная штамповка, там есть свои технологические циклы, особенно если речь идёт о специальных сортах с фактурой или пропиткой. Однажды мы ждали партию холста на месяц дольше из-за того, что не учли время на кастомизацию и пробные прогоны. В итоге пришлось срочно искать воздушную перевозку для части партии, чтобы успеть к началу учебного сезона у заказчика. Разница в стоимости — колоссальная.
Другой момент — упаковка. Кажется, что паллеты и стрейч-плёнка решают всё. Но для художественной бумаги критична защита от влаги. Одна конденсация внутри контейнера за 30-дневный морской переход — и вся партия может прийти в негодность. Приходится закладывать в стоимость не просто картонную коробку, а коробку с влагопоглотителями и дополнительным внутренним полиэтиленом. И это нужно обговаривать отдельно, на этапе расчёта цены. Потому что для фабрики стандартная упаковка — это одно, а твои ?особые условия? — это плюс 5-7% к стоимости. Но без этого нельзя.
И, конечно, таможня. Даже с идеальными документами всегда есть человеческий фактор. Классификация товара по ТН ВЭД — отдельная наука. Бумага для рисования — это не просто ?бумага?. От её состава, плотности и назначения может зависеть код и, соответственно, ставка пошлины. Ошибка брокера или неполная информация от поставщика может привести к задержке на складе временного хранения (СВХ) и штрафам. Тут опять же помогает работа с компаниями, которые имеют опыт экспорта. Видно, что у ООО Линьи Сайвайфэн в этом плане отлаженный процесс — они изначально были ориентированы на рынок, знают, какие сертификаты и инвойсы нужны. Но проверять всё равно нужно лично, каждый документ.
Самое страшное в массовых закупках — это момент приёмки. Подписал акт — всё, претензии потом предъявлять бесполезно. Поэтому выборочная проверка здесь не работает. Нужен план сплошного контроля, хотя бы на ключевые параметры. Как это делаем мы? Допустим, приходит контейнер с бумагой формата А2. Мы не можем проверить каждый лист из 100 000, но мы разработали многоуровневую систему.
Первый уровень — проверка на фабрике, перед отгрузкой. Лучше приехать самому или нанять инспекционную компанию на месте. Смотреть нужно не на середину паллета, а на верхние и нижние упаковки. Часто брак (помятость, повышенная влажность) скапливается именно там. Второй уровень — приёмка на нашем складе. Берём определённый процент от каждой партии, из разных мест контейнера. Проверяем не только визуально, но и инструментально: толщиномером, на разрыв (есть специальные приборы), на pH. Да, это долго и требует ресурсов, но это единственный способ избежать катастрофы.
Приведу негативный пример. Как-то раз мы решили сэкономить на инспекции и положились на сертификат фабрики. Привезли 10 паллетов бумаги для пастели. Вскрыли одну коробку — вроде нормально. Через месяц клиенты начали жаловаться: пастель плохо ложится, крошится. Оказалось, в партии была неравномерная проклейка поверхности — где-то нормальная, где-то слишком сильная. Брак был скрытый, не видимый глазу. Пришлось всю партию отзывать и утилизировать. Убыток был огромным. С тех пор мы закладываем в бюджет массовой закупки отдельную статью — независимый контроль качества на всех этапах. Это не расходы, это инвестиция в безопасность.
Многие относятся к поставщику как к винтику: дал ТЗ — получил товар. В массовых закупках такой подход убийственен. Нужен партнёр, а не просто исполнитель. Почему? Потому что проблемы будут всегда. Вопрос в том, как вы их вместе решаете. Идеальный поставщик — это тот, который звонит тебе сам и говорит: ?Слушай, у нас на линии небольшая аномалия, давай обсудим, как быть?. А не тот, который молча отгружает некондицию в надежде, что ты не заметишь.
Вот с ООО Линьи Сайвайфэн художественные принадлежности, если брать их в пример, можно выстраивать такие отношения. Они, как компания с историей (ведь их предшественник работал аж с 2012 года), заинтересованы в долгосрочных контрактах. Они могут поделиться экспертизой: ?Для такого объёма заказа мы советуем немного изменить состав сырья, будет дешевле, а по свойствам даже лучше?. Или: ?В этом квартале у нас загружены мощности, давай сместим график отгрузки на две недели, но мы дадим дополнительную скиду за терпение?. Это ценнее, чем скидка в 2%.
Но партнёрство нужно поддерживать. Регулярные встречи (хотя бы по видеосвязи), обмен рыночной аналитикой (?В Европе сейчас растёт спрос на бумагу с такой-то фактурой?), совместное посещение выставок. Когда поставщик видит в тебе не просто платёжеспособное лицо, а часть своего бизнеса, он идёт навстречу в критических ситуациях. Например, в тот раз, когда у нас сгорел склад, они, зная масштабы нашего бедствия, ускорили производство вне очереди для восстановления нашего ассортимента. Это не прописано ни в одном контракте. Это вопрос отношений.
Последний, но главный блок — деньги. Цена за единицу при массовой закупке — это лишь вершина айсберга. Надо считать полную стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO). Сюда входит: логистика (фрахт, страхование, портовые сборы), таможенные платежи, стоимость хранения (а большая партия требует больших складских площадей!), стоимость контроля качества, процент на возможный брак и утилизацию, и, наконец, стоимость денег — ведь твой капитал надолго заморожен в этом товаре.
Частая ошибка — гнаться за самой низкой ценой от непроверенного поставщика. Сэкономил 10% на закупке, а потом потратил 30% на исправление ошибок, логистические накладки и упущенную выгоду от простоя. Выгоднее платить чуть больше, но тому, кто даёт предсказуемый результат. Опять же, если взять специализированного производителя вроде ООО Линьи Сайвайфэн, их цена может быть не самой минимальной на рынке. Но зато ты покупаешь не просто бумагу, ты покупаешь их НИОКР, их контроль на производстве, их опыт в упаковке и подготовке документов. В долгосрочной перспективе это окупается.
И обязательно нужно иметь финансовую подушку на случай форс-мажора. Курс валюты может прыгнуть, фрахтовая ставка — взлететь, на таможне могут ввести новые регулирования. Если весь твой бюджет рассчитан до копейки, любое колебание тебя убьёт. Мы всегда закладываем 10-15% от стоимости заказа в качестве резервного фонда на непредвиденные расходы. И, как показывает практика, он почти всегда используется. Лучше вернуть остаток в прибыль, чем экстренно искать финансирование.
В общем, массовые закупки — это не про то, чтобы купить много и дёшево. Это сложный проект, где нужно быть и технологом, и логистом, и финансистом, и психологом для своего поставщика. Это постоянный баланс между риском и экономией. И главный вывод, который я для себя сделал: успех здесь определяется не размером заказа, а глубиной проработки деталей и качеством отношений на каждом этапе цепочки. Всё остальное — лишь следствие.
